Likvidace dokumentů a dat
Archivace, skartace dat

Archivace, skartace, likvidace dat a dokumentů - naším heslem je bezpečnost

Společnosti a veřejné instituce disponují citlivými dokumenty svých zaměstnanců, zákazníků nebo privátních informací. Tato data musí být bezpečně skartována po zákonné lhůtě jejich úschovy, nebo po jejich využití. Modulární bezpečnostní systém společnosti REISSWOLF umožňuje použití v každém okamžiku přesně podle toho, co právě potřebujete, bezohledu na to jestli se jedná o archivace, skartace, či likvidace dat a dokumentů. Systém REISSWOLF je především bezpečný, spolehlivý a zohledňuje zodpovědnost v souvislosti s nakládáním s citlivých dokumentů a dat. Zahrnuje nejpřísnější bezpečnostní opatření v oblasti skartace, archivace a likvidace dat obecně. Standardy  REISSWOLF®  jsou jednotné v celé Evropě.

Potřebujete zajistit bezpečnou skartaci ?		Skladujete Vaše staré dokumenty ve společnosti ?		Přehled působišť společnosti REISSWOLF
Systém REISSWOLF® je vysoce kvalitní systém, který je bezpečný, komplexní, mimořádně flexibilní a provádíme jej v rámci celé České republiky. Jedná se hlavně o skartace dokumentů, skartace počítačových dat a skartace osobních dat. Více informací		Společnost REISSWOLF poskytuje bezpečnou úschovu dokumentů a dat. Externí archivací dokumentů systémem REISSWOLF se snižují výdaje na personál, pořízení skladovacího vybavení a uvolňují se tak pracovní prostory zákazníka, které může dále aktivně využívat. Více informací		Plošný servis REISSWOLF je poskytován v 21 zemích 58 závody a to se stejnými bezpečnostními standardy. V České republice zaujímá společnost REISSWOLF vedoucí postavení na trhu v oblasti bezpečné skartace dokumentů a dat. Více informací

Archivace dat

Důvod, proč archivovat data, je prostý. V každé firmě, ať už malé, nebo velké vznikají různé dokumenty a písemností, počínaje obchodními dokumenty, účetními doklady až po mzdovou a personální agendu. Firma tuto otázku začíná řešit v situaci, kdy objem dokumentů začne ve firmě narůstat a zabírat místo důležitým dokladům, které je potřeba mít rychle k dispozici.

V některých situacích je dokonce archivace, zpracování a skartace dokumentů nutností, a to hlavně v případech, kdy firma spravuje velké množství dat např. o svým zaměstnancích, či svých klientech a zákaznících.


Další otázky vznikají v případě, že se rozhodneme všechny dokumenty skladovat. Otázky směřují na: „Máme dokumenty uskladněny správně?“, „Jsou uskladněny v souladu se všemi předpisy?“

Pomůžeme Vám s těmito otázkami. Ušetříme Vám zbytečné výdaje na pracovníky, kteří by měli na starosti archivaci dokumentů a kteří by byli školeni v oblasti skartačních lhůt jednotlivých dokumentů a podmínek jejich ukládání a skladování.


Pokud se rozhodnete pro archivaci dokumentů, tak odlehčíte skladovacím prostorům, informačním systémům, souborovým serverům a zároveň splníte legislativní požadavky na uchovávání dat a dokumentů.

Cílem archivace je zamezit ztrátám a znehodnocení dat, zneužití dat a zrychlení obnovy aplikací po havárii

Způsob řešení archivace je samozřejmě závislý na legislativních požadavcích, interních pravidlech a technologickém zázemí.


Mezi typické archivace patří:
- archivace dokumentů
- archivace počítačových dat
- archivace účetních dat
- archivace osobních dat svým zaměstnanců
- archivace obchodních dat
- archivace informací o klientech a zaměstnancích

Skartace

Mnoho firem si dnes uvědomuje, že stejnou pozornost, jakou věnují ochraně dat, tak musí věnovat i skartaci a likvidaci papírových a elektronických dat.

Každá společnost disponuje soukromými, či jinými tajnými dokumenty. Pro tyto firmy je skartace nejvýhodnějším řešením likvidace důležitých dokumentů. Firma je poté ochráněna proti zneužití osobních dat, klientských karet, firemních kontaktu, apod. Skartace je pro některé firmy nenahraditelná činnost, kterou musejí řešit.

Důvodů, kdy je potřeba skartovat data, je velké množství. Mezi ty nejčastější patří obava ze zneužití. Nejčastěji se jedná o odstraňování dat z disků počítačů, které chcete předat, či prodat někomu jinému. Dalším případem je likvidace datových médií, ať už se jedná o CD, DVD, či jiných datových nosičů. Důvod proč se uchýlit ke skartaci je vždycky stejný. Citlivá data, která by se neměla dostat do cizích rukou. Nejvíce se proto na skartaci dat dohlíží v personálních firmách a státní správě.


Naše portfolio služeb Vám pomůže ve

- zpracování skartačního návrhu
- výběr dokumentů s prošlou skartační lhůtou
- zajištění skartačního povolení
- zajištění skartace dokumentů se zárukou bezpečné likvidace vyřazených dokumentů dle normy    
  utajení DIN 32757
- osvědčení o provedené skartaci
 

Mezi typické skartace patří:
- skartace dokumentů
- skartace počítačových dat
- skartace účetních dat
- skartace osobních dat svým zaměstnanců
- skartace obchodních dat
- skartace dat dalších dat

Skartace obecně

Skartace, správně skartační řízení, jak vyplývá mimo jiné z vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby, není, jak si mnozí myslí, zničení dokumentů (to se nazývá skart; od tohoto slova je odvozen skartační stroj), ale vytřídění nepotřebných dokumentů a archiválií (cca 3 % až 5 % dokumentů) po ukončení skartační lhůty, po kterou jsou uloženy ve spisovně nebo příruční registratuře. Tedy skartaci podléhají i dokumenty, které se po jejím skončení předají k trvalému uložení do archivu (do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence).

Skartační lhůta se na dokument vyznačí již při uzavření spisu. K vyznačení se používají písmena A (archiv), S (skart nebo stoupa) nebo V (výběr), za která se napíše číslice, udávající počet roku skartační lhůty. Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Například značka S3 znamená dát do skartu (stoupy) za tři roky, A5 znamená předat do archivu k trvalému uložení za pět let a značka V3 znamená po třech letech rozhodnout, zda dát do skartu nebo do archivu.

Jednotlivé úřady, firmy a společnosti mají pro vedení spisové služby, do které skartace patří, vydány platné interní předpisy včetně skartačních řádů.

Zdroj: Wikipedie

Likvidace dat

Společnost REISSWOLF při vykonávání předmětu svého podnikání rozlišuje likvidaci nosičů dat na jednotlivé systémy likvidace podle druhu nosiče a způsobu zaznamenání dat na nosič.

LD - Likvidace dat
- likvidace nosičů dat se zakódovanými informacemi, nosiče dat převážně z umělé hmoty - CD nosiče, diskety, magnetické pásky, videokazety, filmy, platební a identifikační karty.

LM - Likvidace mikrofiší
- likvidace nosičů dat se zobrazením informací ve zmenšené podobě, nosiče dat z umělé hmoty - mikrofiše a mikrofilmy.

LP - Likvidace písemností
- likvidace nosičů dat převážně z papíru - veškeré dokumenty, dopisy, faktury, dodací listy, poznámky, kartotékové listy, formuláře, příručky, knihy, výkresy, mapy, šeky, poukázky, vkladní knížky, losy, kupóny, fotografie, laminované průkazy a doklady

Mezi typické likvidace dat patří
- likvidace nosičů dat se zakódovanými informacemi
- likvidace dat podle druhu nosiče a způsobu zaznamenání dat na nosič
- likvidace nosičů dat převážně z papíru

K likvidaci jsou přijímány nosiče dat včetně pořadačů s mechanikou, sponek, vazačů, provázků, obálek, pytlů, plastových a jiných obalů.

Portfolio našich služeb

skartace
skartace dokumentů
skartace dokladů
archivace
archivace dokumentů
archivace dokladů
likvidace dokumentů
likvidace dat

Zajímavosti z jiné oblasti

Příjemné posezení zajití markýzy RolRols. Kupte si ready made společnost a začněte hned podnikat! Kvalitní dřevěné uhlí, grilovací brikety pro grilování. Pokud si stavíte či renovujete dům je pro Vás sortiment společnosti HACO zajímavou alternativou. Revizní dvířka od společnosti HACO jsou dvířka v dobré kvalitě za rozumnou cenu.