Rostoucí objemy dat stále více určují naše obchodní procesy. Rychlý přístup k požadovaným informacím bez ohledu na čas a místo je dnes samozřejmostí a optimální správa a kontrola dat je pro jejich efektivní využití nezbytná.
REISSWOLF dok. suite. je webový cloudový archiv zabezpečený zpětným auditem všech provedených operací, který nabízí vysokou rychlost přístupu a pohodlnou funkci vyhledávání v uložených dokumentech. Archivované dokumenty lze vyhledávat a prohledávat doslovně prostřednictvím textového obsahu a podle potřeby si je vyměňovat s ostatními. Přizpůsobitelné pracovní postupy umožňují mapovat vaše obchodní procesy. Systém je připraven k okamžitému použití a nevyžaduje instalaci hardwaru ani softwaru.
K datům lze kdykoli přistupovat online prostřednictvím webového prohlížeče nebo aplikace REISSWOLF dok. suite. pro Váš mobilní telefon. Vysoce zabezpečená datová centra zaručují ochranu uložených dat.
| Koncept přístupu |
|
| Výhody REISSWOLF dok. suite. |
|
|
|
|
| Porovnání |
| Basic | Standard | Profesional | |
| Vyhledávání | |||
| Fulltextové vyhledávání |  |
|
|
| Filtrovat podle metadat | |
|
|
| Kombinované vyhledávání | |
|
|
| Základní funkce | |||
| Rozpoznávání textu / Optické rozpoznávání znaků (OCR) | |
|
|
| Různé jazyky OCR | |
|
|
| Vícejazyčné uživatelské rozhraní | |
|
|
| Řídicí panel pro analýzu a kontrolu | |
|
|
| Odpadkový koš | |
|
|
| Záznam všech změn v dokumentech | |
|
|
| Verzování všech dokumentů | |
|
|
| Sdílení odkazu pro výměnu dokumentů | |
|
|
| Flexibilní a individuální metadata pro každý dokument | |
|
|
| Flexibilní a individuální štítky pro každý dokument | |
|
|
| Pokročilý elektronický podpis | |
|
|
| Složky a adresáře | |||
| Vlastní adresářová struktura | |
|
|
| Individuální oprávnění pro každou složku | |
|
|
| Automatizace a pravidla | |||
| Pravidla, např. kategorizace dokumentů | |
|
|
| Individuální rozvoj |  |
|
|
| Zabezpečení uživatelů a IT | |||
| Správa uživatelů | |
|
|
| Omezení přístupu podle IP adres | |
|
|
| Omezení přístupu na dny a denní dobu | |
|
|
| Dvoufázové ověřování | |
|
|
| Správa uživatelských skupin | |
|
|
| Rozhraní | |||
| Stahování / export dokumentů přes prohlížeč | |
|
|
| Sdílení souborů mobilních aplikací | |
|
|
| WebDAV (složka ve struktuře Průzkumníka) | |
|
|
| REST API (včetně dokumentace) | |
|
|
| Archivace e-mailů a ukládání dokumentů | |
|
|
| Nastavení individuálního poštovního serveru | |
|
|
| Ochrana osobních údajů, zabezpečení dat a GDPR | |||
| Zpracování smluvních údajů (AV smlouva) dle čl. | |
|
|
| Datové centrum v Německu | |
|
|
| Certifikace dle norem ISO 9001 a 27001 | |
|
|
| FAQ |
| Co je to REISSWOLF dok. suite.? |
| REISSWOLF dok.suite. je cloudová platforma pro správu a archivaci digitálních dokumentů a s důrazem na auditní stopu. Kromě nahrávání, ukládání, správy a výměny dat a dokumentů lze mapovat i kompletní obchodní procesy (např. schvalování faktur). Software je webový, a proto jej lze používat okamžitě a kdekoli s přístupem k internetu bez nutnosti jakýchkoli dalších instalací. |
| Je REISSWOLF doc.suite. vhodný pro spolupráci s externími třetími stranami? |
| Možnost individuálního nastavení a úpravy složek a oprávnění dělá z REISSWOLF dok. suite. Vynikající pro sdílení a spolupráci na souborech s externími partnery, zákazníky, klienty nebo pacienty. Kromě toho, REISSWOLF dok. suite. má možnost vytvářet sdílení pro dokumenty. Díky tomu může mít přístup k dokumentům kdokoli, aniž měl do systému přístup. Sdílené položky lze samozřejmě opatřit hesly, daty platnosti a omezeními přístupu, aby se zvýšila bezpečnost výměny dokumentů. |
| Jak je REISSWOLF doc.suite. dostupný? |
| Dokument REISSWOLF doc.suite. je webová aplikace. Všechny funkce můžete pohodlně používat prostřednictvím webového prohlížeče. Existují také mobilní aplikace pro iOS a Android. |
| Kolik uživatelů má přístup k systému? Mohu přidat další uživatele? |
| Počet uživatelů závisí na zvoleném tarifu. Profesionální tarif již zahrnuje 10 uživatelů a počet uživatelů můžete flexibilně rozšiřovat. Zde nejsou žádná omezení. |
| Mohu zvýšit svou úložnou kapacitu? |
| Ano, s tarifem Professional si můžete flexibilně zvětšit úložný prostor. |
| Které operační systémy jsou podporovány? |
| Dokument REISSWOLF doc.suite. je webová aplikace, a proto běží nezávisle na operačním systému. Všechny funkce můžete používat s jakýmkoli operačním systémem (Windows, MacOS, Linux, ChromeOS atd.), pro který existuje webový prohlížeč. Existují také mobilní aplikace pro iOS a iPadOS od společnosti Apple a pro Android od společnosti Google. |
| Jak lze importovat dokumenty do REISSWOLF doc.suite. |
| REISSWOLF doc.suite. nabízí různé možnosti importu dokumentů. Digitálně dostupné dokumenty lze snadno přenést do systému přímo ve webovém prohlížeči pomocí funkce drag and drop. Větší objemy dat a celé struktury složek lze snadno nahrávat a stahovat pomocí správce souborů přes standard WebDAV. Soubory lze navíc zaslat jako přílohy e-mailem na emailovou adresu založenou v REISSWOLF dok. suite., např. z multifunkčních zařízení nebo jako součást pracovních postupů podporovaných e-mailem. Analogové dokumenty lze digitalizovat pomocí webového skenování a archivovat přímo do systému. Nabízíme také rozhraní REST API, přes které lze dokumenty importovat nebo exportovat. |
| A co pracovní postupy, kategorizace, automatizace a správa úkolů? |
| REISSWOLF doc.suite. má přehledný a inteligentní systém automatizace a Workflow. Od jednoduchého delegování úkolů s termíny splatnosti a funkcemi připomenutí až po kompletní Workflow ověřování faktur po přijetí souborů, lze implementovat širokou škálu scénářů. Vytváření Workflow a kategorií dokumentů nevyžaduje žádné znalosti programování (platforma bez kódování) a provádí se snadno přímo prostřednictvím integrovaného editoru pracovních postupů. Pravidla automatizace lze rychle a snadno vytvořit pro každou složku, např. zahájit pracovní postupy nebo informovat zaměstnance. Pravidla a pracovní postupy platí pro všechny kanály bez ohledu na to, zda je soubor naskenován, nahrán v prohlížeči nebo prostřednictvím aplikace, zkopírován přes WebDAV nebo importován e-mailem. |
| Jak mohu vyhledávat a organizovat své dokumenty? |
| V REISSWOLF dok.suite máte různé možnosti ukládání dokumentů, organizovat a vyhledávat. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je pomocí integrovaného fulltextového vyhledávání. To umožňuje – automaticky a bez nutnosti nastavení u mnoha typů souborů – přímé vyhledávání v obsahu dokumentů bez ohledu na to, kde nebo pod jakým názvem byl soubor uložen. Vyhledávání zjednodušují i další vyhledávací filtry a také kombinace různých vyhledávacích filtrů (např. vyhledávání podle editora, data nebo názvu). Samozřejmě, REISSWOLF dok.suite. má také klasickou strukturu složek pro ukládání souborů. Kromě toho existuje možnost cíleného zadávání klíčových slov na základě volně definovatelných vstupních formulářů (metadat). Dokumenty lze poté filtrovat konkrétně podle klíčových slov (např. rok, číslo zákazníka, název projektu, umístění). |
| Rád bych si vyklidil svůj papírový archiv. Může mi to REISSWOLF naskenovat a přidat do dokumentace REISSWOLF doc.suite. |
| Ano, jako doplňkovou službu nabízíme skenování vašeho papírového archivu, tj. jeho digitalizaci, a jeho přidání do vašeho REISSWOLF doc.suite. Každá stránka je analyzována pomocí automatického rozpoznávání textu (OCR), takže všechny vaše dokumenty lze následně najít pomocí fulltextového vyhledávání. Umíme i uložit Vás papírový archiv našich archivních halách, aby byl i po digitalizaci plně přístupný. Zašlete nám prosím poptávku a my vám vypracujeme individuální nabídku. |
| Jaký typ skeneru mohu použít? |
| Ke skenování dokumentů můžete použít jakýkoli skener. REISSWOLF dok.suite. dokáže ukládat všechny formáty souborů a zpracovávat mnoho z nich. Doporučujeme ukládat naskenované dokumenty jako soubory PDF, protože se automaticky projdou naším programem pro rozpoznávání textu a dokumenty lze následně kompletně prohledat. REISSWOLF doc.suite. provádí rozpoznávání textu (OCR) automaticky a nezávisle, takže se nemusíte o nic starat. |
| Které dokumenty si mohu uložit? |
| V REISSWOLF doc.suite. lze ukládat a archivovat všechny typy a formáty souborů. |
| Mohu také chránit své dokumenty před neoprávněným přístupem? |
| Samozřejmě máte možnost přiřadit individuální oprávnění různým uživatelům, skupinám uživatelů a adresářům ve vaší organizaci. |
| Jak jsou moje data uložena? |
| Data ukládáme v německém datovém centru. Vaše data patří výhradně vám a jsou u nás vždy chráněna v souladu s nejaktuálnějšími předpisy o ochraně osobních údajů. Další podrobnosti naleznete v zásadách ochrany osobních údajů. |
| Jak bezpečný je REISSWOLF dok.suite.? |
| Používáme všechny běžné bezpečnostní technologie. Doporučujeme pro přihlášení používat dvoufaktorové ověřování, ale toto rozhodnutí je na každém uživateli. Servery jsou umístěny v certifikovaných datových centrech s vysokou úrovní zabezpečení. Přístup je povolen pouze několika vybraným osobám. Každý přístup je zaznamenán a lze jej kdykoli dohledat. Firewally chrání infrastrukturu před hackerskými útoky a zneužitím. Samozřejmostí jsou pravidelné bezpečnostní kontroly a aktualizace. Kromě mnoha technických bezpečnostních opatření jsme certifikováni jako výrobce softwaru dle normy ISO/IEC 27001:2017. |
| Je REISSWOLF dok.suite. vhodný pro mě jako malou firmu nebo freelancera? |
| Rozhodně ano. REISSWOLF doc.suite. byl vyvinut speciálně pro sektor malých a středních podniků a může být použit pro elektronickou správu dat jakoukoli společností – bez ohledu na odvětví. V závislosti na vašich potřebách jej lze použít v celé firmě nebo pouze v rámci konkrétních oddělení. |
| Chtěl/a bych systém používat ve svém oddělení. Co si musím vyjasnit se svým IT nebo počítačovým oddělením? |
|
Nic! Vše, co potřebujete, je webový prohlížeč a přístup k internetu. Pokud ve svých dokumentech zpracováváte osobní údaje, nezapomeňte kontaktovat svého pověřence pro ochranu osobních údajů. Naše zásady ochrany osobních údajů naleznete zde . Na vyžádání vám rádi zašleme dokument se všemi technickými podrobnostmi o IT bezpečnosti. |
| Jak rychle se naučím s REISSWOLF dok.suite pracovat? |
| Náš REISSWOLF dok.suite. je snadný, intuitivní a srozumitelný pro každého, kdo pravidelně používá webové aplikace, jako jsou e-mailové programy. Technické podrobnosti o uživatelích, uživatelských skupinách, oprávněních a nastavení pracovních postupů jsou popsány v manuálu. |
| Které certifikáty jsou podporovány pro pokročilé elektronické podpisy? |
| REISSWOLF doc.suite. podporuje všechny běžné certifikáty S/MIME nebo X.509 vydané centrem důvěryhodnosti a schválené pro podepisování dokumentů. Jsou podporovány všechny třídy certifikátů 1–3. |
|
REISSWOLF s.r.o.
|
|
|
|
|
|
||||||
 |
|||||||||||
| © 2022 REISSWOLF s.r.o. All Rights Reserved, Developed by 5Q | |||||||||||
